Processus de gestion et de prévention des abandons
JOLIVIN met en œuvre un processus de prévention, de suivi et de traitement des absences, difficultés et abandons afin de favoriser le bon déroulement des actions de formation.
L’objectif est de limiter les risques d’interruption de parcours, de maintenir l’assiduité des bénéficiaires et d’identifier les actions correctives nécessaires lorsque des difficultés sont rencontrées.
Prévention des abandons
La prévention des abandons commence dès la préparation de la formation. JOLIVIN veille à clarifier les objectifs, les modalités d’organisation, le public visé, les prérequis éventuels, les contraintes pratiques et les attentes de l’entreprise commanditaire.
Les principaux leviers de prévention sont :
- l’analyse du besoin en amont de la formation ;
- la vérification de l’adéquation entre le contenu proposé et le profil des participants ;
- la transmission des informations pratiques avant l’entrée en formation ;
- l’adaptation du rythme et des modalités pédagogiques lorsque cela est nécessaire ;
- la variété des méthodes pédagogiques : apports, échanges, cas pratiques, exercices, mises en situation ;
- le suivi de l’assiduité tout au long de l’action ;
- la prise en compte des retours des bénéficiaires et de l’entreprise commanditaire.
Suivi de l’assiduité
L’assiduité est une condition importante de l’acquisition des compétences visées par la formation.
Pour chaque action de formation, JOLIVIN assure un suivi de la présence des participants au moyen de feuilles d’émargement, d’attestations de présence ou de tout autre outil adapté au format de la formation.
En présentiel
- Signature d’une feuille d’émargement par demi-journée ou journée de formation.
- Vérification de la présence effective des participants.
- Échange direct avec l’entreprise en cas d’absence ou de difficulté constatée.
À distance
- Vérification de la connexion des participants.
- Suivi de la participation aux échanges, exercices ou travaux demandés.
- Possibilité de confirmer la présence par tout moyen adapté : émargement numérique, échange écrit, capture de présence, relevé de connexion ou attestation.
Gestion des difficultés pratiques ou logistiques
Des difficultés pratiques ou logistiques peuvent survenir avant ou pendant une formation. JOLIVIN s’efforce alors de trouver une solution rapide afin de limiter l’impact sur le bon déroulement de l’action.
Les difficultés rencontrées sont analysées au cas par cas. Lorsqu’elles ont un impact sur l’organisation ou la qualité de la formation, elles peuvent être consignées dans le suivi interne des aléas et donner lieu à une action corrective.
Exemples de difficultés possibles
- indisponibilité ou changement de salle ;
- problème de connexion internet en formation à distance ;
- matériel non disponible ou non adapté ;
- retard important d’un participant ou d’un intervenant ;
- contrainte d’accessibilité non identifiée en amont ;
- contrainte opérationnelle imprévue chez le client.
Solutions mobilisables
- adaptation temporaire du déroulé pédagogique ;
- changement de salle ou de lieu lorsque cela est possible ;
- passage en distanciel ou en format hybride si le contenu s’y prête ;
- envoi ou renvoi des supports pédagogiques ;
- réorganisation d’un temps pédagogique si nécessaire ;
- échange avec l’entreprise commanditaire pour valider la solution retenue.
Gestion des absences prévues et justifiées
Lorsqu’une absence est connue à l’avance, JOLIVIN demande au bénéficiaire ou à l’entreprise commanditaire d’en informer l’organisme dès que possible.
Le processus appliqué est le suivant :
- Information transmise à JOLIVIN par le bénéficiaire ou l’entreprise.
- Analyse de l’impact de l’absence sur le parcours de formation.
- Échange avec l’entreprise commanditaire si la formation est organisée en intra.
- Recherche d’une solution adaptée lorsque cela est possible.
- Traçabilité de l’absence dans les documents de suivi de la formation.
Selon la durée de l’absence, le contenu concerné et les contraintes de l’action, une solution peut être envisagée : transmission de supports, rattrapage partiel, adaptation d’un exercice ou report d’une séquence.
Gestion des absences imprévues ou non justifiées
En cas d’absence imprévue ou non justifiée, JOLIVIN cherche à comprendre rapidement la situation afin d’éviter qu’une absence ponctuelle ne se transforme en abandon.
Le processus appliqué est le suivant :
- Constat de l’absence lors de la formation.
- Vérification auprès du bénéficiaire ou de l’entreprise commanditaire.
- Relance si l’absence n’est pas expliquée.
- Analyse de l’impact sur la progression pédagogique.
- Recherche d’une solution de rattrapage ou d’adaptation lorsque cela est possible.
- Traçabilité dans les documents de suivi.
Lorsque la formation se déroule en entreprise, l’entreprise commanditaire est associée au suivi de l’absence afin d’assurer une réponse cohérente avec l’organisation interne.
Gestion d’un abandon avéré
Un abandon est considéré comme avéré lorsqu’un bénéficiaire interrompt son parcours de formation de manière durable ou définitive, sans possibilité réaliste de reprise dans les conditions prévues initialement.
En cas d’abandon, l’objectif n’est pas seulement de constater l’interruption, mais d’en comprendre la cause afin d’identifier d’éventuelles actions d’amélioration.
Étapes de traitement d’un abandon
- Constat de l’interruption du parcours.
- Prise de contact avec le bénéficiaire ou l’entreprise commanditaire.
- Recherche des causes de l’abandon.
- Qualification de la cause : personnelle, professionnelle, organisationnelle, pédagogique, logistique ou autre.
- Analyse de l’impact sur la formation.
- Identification d’une action corrective si l’abandon est lié à l’organisation ou au contenu de la formation.
- Archivage de l’information dans le suivi qualité interne.
Analyse des causes possibles
Les causes d’abandon peuvent être de nature différente. JOLIVIN distingue notamment les situations relevant du bénéficiaire, de l’entreprise, de l’organisation pratique ou de la formation elle-même.
Causes personnelles ou professionnelles
- problème de santé ;
- contrainte personnelle majeure ;
- urgence professionnelle ;
- changement d’organisation interne ;
- indisponibilité durable du bénéficiaire.
Causes organisationnelles ou logistiques
- incompatibilité d’agenda ;
- difficulté d’accès au lieu de formation ;
- problème technique récurrent ;
- conditions matérielles insuffisantes ;
- modalités pratiques mal adaptées.
Causes liées à la formation
- écart entre le niveau attendu et le niveau réel du bénéficiaire ;
- contenu insuffisamment adapté au besoin ;
- rythme trop rapide ou trop lent ;
- modalités pédagogiques à ajuster ;
- objectifs mal compris ou insuffisamment clarifiés.
Actions correctives et amélioration continue
Lorsque l’absence, la difficulté ou l’abandon révèle un point d’amélioration, JOLIVIN peut mettre en place une action corrective.
Les actions correctives peuvent notamment porter sur :
- la clarification des informations transmises avant la formation ;
- l’ajustement du programme ou du niveau de prérequis ;
- l’adaptation du rythme pédagogique ;
- la modification d’un support ou d’un exercice ;
- l’amélioration des modalités de suivi des participants ;
- la vérification plus précise des conditions matérielles en amont ;
- la formalisation d’une solution de rattrapage lorsque cela est pertinent.
Traçabilité du suivi
Les absences, abandons et difficultés significatives peuvent être suivis dans les documents internes de pilotage qualité de JOLIVIN.
Cette traçabilité permet de conserver une vision des événements rencontrés, des réponses apportées et des améliorations mises en œuvre.
Les éléments suivis peuvent comprendre :
- la formation concernée ;
- la date de l’événement ;
- la nature de la difficulté ou de l’absence ;
- les personnes contactées ;
- la solution apportée ;
- l’éventuelle action corrective ;
- le statut de traitement : en cours, traité, clôturé.
Contact en cas de difficulté
Tout bénéficiaire ou toute entreprise commanditaire rencontrant une difficulté susceptible d’affecter le suivi d’une formation est invité à contacter JOLIVIN le plus rapidement possible.
Marion Barral — JOLIVIN / AOC Conseils
E-mail : marion.barral@aoc-conseils.com
Téléphone : 07 68 73 34 83
Page mise à jour le 25 mai 2026.